Ứng dụng tư duy hệ thống 5i: Giải pháp giúp doanh nghiệp vận tải tối ưu an toàn và quản trị rủi ro

Đối với doanh nghiệp vận tải, an toàn không chỉ là yêu cầu tuân thủ mà còn tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Một chuyến xe bị gián đoạn có thể ảnh hưởng đến người lao động, hàng hóa, tiến độ giao nhận, chi phí vận hành và uy tín với khách hàng.

Tuy nhiên, rủi ro trong vận tải hiếm khi bắt nguồn từ một nguyên nhân đơn lẻ. Tình trạng tài xế mệt mỏi có thể liên quan đến lịch trình dày, thời gian nghỉ chưa hợp lý, áp lực giao hàng hoặc cơ chế giám sát chưa kịp thời. Một lỗi kỹ thuật cũng có thể xuất phát từ nhiều yếu tố như cường độ khai thác, lịch bảo dưỡng, chất lượng linh kiện và quy trình kiểm tra trước chuyến đi.

Vì vậy, thay vì chỉ khắc phục hậu quả, doanh nghiệp cần nhìn nhận toàn bộ chuỗi hình thành rủi ro để xác định nguyên nhân từ gốc và lựa chọn giải pháp phù hợp.

Nghiên cứu cấu thành nên Khung 5i phác thảo "Mô hình chuỗi rủi ro" nhằm giúp các nhà quản lý nhận diện bản chất hệ thống của các sự cố

Khung 5i và năm nguyên tắc tiếp cận rủi ro

Khung phương pháp luận 5i được TS. Tho Bella Dinh-Zarr, Ray Shuey và Lori Mooren giới thiệu trong công trình khoa học đăng trên tạp chí Accident Analysis & Prevention.

Được phát triển trong lĩnh vực nghiên cứu sự cố giao thông và phòng ngừa thương tích, Khung 5i hướng đến việc nhận diện đầy đủ các yếu tố góp phần hình thành rủi ro, thay vì chỉ xác định nguyên nhân trực tiếp hoặc lỗi của một cá nhân.

Năm nguyên tắc của Khung 5i hỗ trợ nhận diện rủi ro theo cách tiếp cận hệ thống.

Khung gồm năm đặc tính:

Chuyên sâu - In-depth: Quá trình phân tích cần xem xét toàn bộ diễn biến trước, trong và sau sự việc, đồng thời đánh giá mối liên hệ giữa con người, phương tiện, hạ tầng, môi trường và quy trình vận hành. Cách tiếp cận này giúp nhận diện những điều kiện tiềm ẩn phía sau biểu hiện trực tiếp của rủi ro.

Khách quan - Impartial: Nhận định và kết luận cần được xây dựng trên cơ sở dữ liệu, bằng chứng có thể kiểm chứng. Nguyên tắc khách quan giúp hạn chế những đánh giá cảm tính, tránh tập trung quá mức vào lỗi cá nhân và mở rộng phạm vi xem xét đến các điểm chưa phù hợp trong toàn bộ hệ thống.

Tức thời - Immediate: Thông tin cần được ghi nhận sớm, khi dữ liệu, dấu vết và ký ức của những người liên quan còn đầy đủ. Trong quản trị an toàn, tính tức thời còn thể hiện ở khả năng phát hiện, phản ứng kịp thời trước dấu hiệu bất thường, trước khi rủi ro phát triển thành sự cố nghiêm trọng.

Độc lập - Independent: Việc đánh giá cần bảo đảm tính độc lập về chuyên môn, không bị chi phối bởi lợi ích hoặc áp lực vận hành ngắn hạn. Đây là cơ sở để các vấn đề an toàn được xem xét đầy đủ và các khuyến nghị phòng ngừa được xây dựng từ dữ liệu thực tế.

Phòng ngừa thương tích - Injury Prevention: Mục tiêu cuối cùng không chỉ là giải thích vì sao sự việc xảy ra, mà còn xác định những điểm có thể can thiệp để ngăn ngừa tái diễn hoặc giảm mức độ thương tích. Nguyên tắc này đặt con người ở vị trí trung tâm của quá trình phân tích và cải tiến.

Vận dụng 5i trong quản trị chất lượng và phòng ngừa rủi ro

Khung 5i không phải tiêu chuẩn quản trị chất lượng dành riêng cho doanh nghiệp, nhưng có thể được sử dụng như một lăng kính bổ trợ để thu thập dữ liệu, phân tích nguyên nhân và chuyển bài học vận hành thành giải pháp phòng ngừa. Thay vì chỉ khắc phục hậu quả, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân gốc, đánh giá khả năng tái diễn, triển khai biện pháp cải tiến và theo dõi hiệu quả bằng dữ liệu. Những tình huống suýt xảy ra sự cố cũng cần được ghi nhận để sớm phát hiện lỗ hổng trong hệ thống.

Sử dụng tư duy hệ thống 5i để chuyển từ xử lý vụ việc sang quản trị chuỗi rủi ro

Với nguy cơ tài xế mệt mỏi, quá trình phân tích cần xem xét đồng thời lịch trình, thời gian nghỉ, áp lực giao hàng, tình trạng sức khỏe, điều kiện cabin, đặc điểm hành trình và cơ chế giám sát. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lịch trình, bố trí luân phiên người lái, đào tạo nhận diện dấu hiệu suy giảm tỉnh táo và ứng dụng công nghệ cảnh báo.

Đối với lỗi kỹ thuật, sửa chữa bộ phận hư hỏng mới chỉ giải quyết hậu quả trực tiếp. Doanh nghiệp cần rà soát lịch bảo dưỡng, cường độ khai thác, dữ liệu cảnh báo, chất lượng linh kiện, quy trình kiểm tra trước chuyến đi và cơ chế phản hồi giữa tài xế với bộ phận kỹ thuật. Qua đó, hoạt động vận hành có thể chuyển dần từ sửa chữa bị động sang bảo dưỡng dự phòng và giám sát phương tiện bằng dữ liệu.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp chuyển từ xử lý từng vụ việc sang quản trị chuỗi rủi ro, tích hợp an toàn vào điều hành, bảo dưỡng phương tiện, quản lý nhân sự và kiểm soát chất lượng dịch vụ. An toàn nhờ đó được củng cố bằng nhiều lớp kiểm soát, thay vì phụ thuộc vào một cá nhân hoặc thiết bị.

Nền tảng cho phát triển bền vững

Năng lực phát triển dài hạn của doanh nghiệp vận tải không chỉ thể hiện ở quy mô phương tiện hay sản lượng vận chuyển, mà còn ở khả năng bảo vệ người lao động, duy trì hoạt động ổn định và kiểm soát tác động của rủi ro.

Việc chủ động phòng ngừa tai nạn cũng phù hợp với Mục tiêu Phát triển Bền vững 3.6 của Liên Hợp Quốc về giảm số người tử vong và bị thương do tai nạn giao thông, cùng Mục tiêu 11.2 về phát triển hệ thống giao thông an toàn, dễ tiếp cận và bền vững.

Với vai trò thành viên Liên đoàn Ô tô Thế giới (FIA), AA Vietnam chia sẻ Khung phương pháp luận 5i như một nguồn tham khảo khoa học dành cho doanh nghiệp vận tải và cộng đồng quan tâm đến an toàn giao thông tại Việt Nam.

Khi dữ liệu được chuyển hóa thành hành động phòng ngừa, mỗi sự việc có thể trở thành một bài học cải tiến. Quản trị an toàn từ gốc không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế gián đoạn và tổn thất, mà còn tạo nền tảng cho chất lượng dịch vụ, niềm tin của khách hàng và sự phát triển bền vững./.